Ketika ada karyawan baru masuk ke perusahaan, tentu perusahaan perlu melakukan onboarding karyawan sebagai salah satu cara membantu karyawan tersebut menyesuaikan diri di perusahaan agar dapat menjalankan fungsinya sesuai visi dan misi perusahaan, serta mampu menampilkan performa positif di dalam perusahaan.

Dengan adanya onboarding ini jugalah perusahaan juga diuntungkan karena produktivitas kerja secara keseluruhan dapat meningkat. Di sisi lain, karyawan yang baru bergabung juga mendapat keuntungan berupa kenyamanan saat menjalankan pekerjaannya. Mereka dapat menempatkan diri secara tepat di lingkungan kerja. Dan yang paling penting, karyawan akan lebih mudah mengetahui apa saja job description yang menjadi tanggung jawabnya selama bekerja. Lalu, apa saja hal yang harus dilakukan perusahaan ketika melakukan onboarding karyawan?

Perkenalan Perusahaan

Ketika proses onboarding karyawan, sebaiknya pihak HRD atau atasan memberikan penjelasan secara umum mengenai perusahaan dan struktur organisasi yang ada. Pastikan karyawan baru memahami tentang pembagian tugas dari masing-masing department secara garis besar.

Kemudian, berikanlah informasi mengenai di bagian mana mereka akan bekerja dan ditempatkan. Apakah di divisi atau departemen marketing, sales, dan sebagainya. Perusahaan juga bisa memberikan kesempatan kepada karyawan baru untuk berkenalan atau mengenal key person di setiap departemen dan yang terpenting adalah mengenal anggota tim pada department mereka ditempatkan.

Melakukan Company Tour

Setelah memberikan perkenalan perusahaan, perusahaan juga bisa melakukan company tour sebagai langkah awal pengenalan yang paling dasar. Company tour bisa dilakukan dengan menugaskan senior atau yang sudah lebih dulu bekerja di perusahaan tersebut untuk memberikan penjelasan kepada karyawan baru.

Company tour tidak hanya sebatas pengenalan perusahaan secara bangunan fisik saja. Namun, lebih kepada memperkenalkan divisi atau departemen apa saja yang ada di perusahaan. Selain itu juga memberikan deskripsi singkat mengenai deskripsi job masing-masing divisi. Proses ini juga memungkinkan karyawan baru untuk melihat dan bertemu karyawan di berbagai divisi. Sehingga, nantinya akan membantu mereka dalam melakukan pekerjaan serta menunjang produktivitas perusahaan.

Berikan Tugas dengan Beban Kerja Bertahap

Di masa onboarding, sebaiknya perusahaan memberikan tugas dan beban kerja yang lebih ringan sebagai pengenalan dan permulaan. Langkah ini dilakukan untuk mendongkrak semangat karyawan baru sehingga semangatnya tidak luntur. Dengan semangat yang tetap terjaga bahkan terus meningkat, akan memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan.

Jika perusahaan langsung memberikan tugas dengan beban kerja berat, justru akan mengendurkan semangat karyawan baru. Mereka jadi lebih sulit beradaptasi dengan pekerjaan baru mereka. Sehingga, performa kerja menurun dan berdampak pada produktivitas perusahaan.

Memberikan Tandem

Karyawan baru juga membutuhkan ‘tandem’ yang akan membantunya mengenal pekerjaan ataupun budaya perusahaan. Tandem yang baik akan membuatnya merasa nyaman karena ketika bingung, mereka memiliki tempat untuk bertanya. Pastikan atasan ataupun perusahaan telah memberikan arahan kepada tandem tersebut agar karyawan bisa belajar dan beradaptasi dengan baik dan sesuai harapan perusahaan.

Berikan Waktu untuk Belajar

Setelah karyawan mengetahui apa saja pekerjaannya dan perusahaan telah memberikan tandem kepada mereka. Cobalah bantu karyawan dengan memberikan arahan yang jelas. Pastikan juga atasan bisa membantu karyawan untuk belajar dan memahami apa saja tanggung jawab yang harus mereka lakukan. 

Selama proses belajar tersebut, pastikan juga atasan harus aktif melakukan follow-up untuk mengetahui progres yang sudah dicapai. Berikan kesempatan kepada karyawan untuk bertanya ataupun memberikan feedback terkait materi yang sedang dipelajari. Akan lebih baik juga jika atasan menyiapkan sesi empat mata untuk menanyakan terkait proses belajar atau adaptasi yang sedang dilakukan, sehingga karyawan tidak sungkan untuk menceritakan kendala yang dihadapi dan mencari solusi bersama.

Menciptakan Suasana Interaktif Selama Proses

Interaksi antara karyawan lama dan karyawan baru yang tercipta dapat membangun suasana lebih cair. Ini menjadikan proses pengenalan kepada individu atau anggota baru akan lebih efektif dan tidak menegangkan. Ada banyak cara yang bisa dilakukan perusahaan ketika melakukan proses ini seperti memanfaatkan momen briefing pada pagi hari sebelum aktivitas bekerja dimulai. Momen ini bisa digunakan untuk mengajak interaksi pegawai baru dengan percakapan santai dan tidak terlalu serius. 

Suasana interaktif yang terbangun dengan baik dan lancar dapat membangkitkan semangat karyawan. Mereka akan merasa lebih diterima di lingkungan kerja yang baru. Selain itu, membangun komunikasi yang baik juga menjadi awal teamwork kuat dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan.

Jelaskan Benefit yang Diterima Karyawan

Hal terpenting yang harus dilakukan ketika proses onboarding karyawan baru adalah mengenai benefit apa saja yang bisa diterima karyawan selama bergabung dalam perusahaan. Pastikan pihak HRD memberikan penjelasan sedetail mungkin agar terhindar dari miss-informasi di kemudian hari yang menyebabkan karyawan kecewa dan bingung, sehingga mengakibatkan mereka resign dan meninggalkan perusahaan.

Jelaskan kepada karyawan apa saja benefit yang diberikan perusahaan, misalnya asuransi kesehatan swasta, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Cuti, Reimbursement ketika sakit, dan sebagainya. 

Nah, selain benefit di atas, pastikan juga perusahaan memberikan benefit pembayaran gaji instan. Saat ini sudah banyak perusahaan yang menerapkan benefit pembayaran gaji instan. Di mana, dengan benefit ini, karyawan bisa dengan mudah mencairkan gajinya kapan dan di mana saja dengan jumlah yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, tanpa harus menunggu tanggal gajian.

Bagaimana caranya? Perusahaan bisa mendaftarkan seluruh karyawan ke dalam aplikasi KINI.id untuk mendapatkan kemudahan dalam memberikan benefit pembayaran gaji instan. Dengan KINI.id, perusahaan tidak perlu menyiapkan anggaran terpisah untuk memberikan benefit tersebut. Sehingga nantinya tidak akan mengganggu arus kas perusahaan maupun anggaran perusahaan.  Jadi tunggu apalagi? Daftarkan sekarang juga seluruh  karyawan ke dalam aplikasi KINI.id.