Bagi pemilik bisnis, pihak manajemen, ataupun karyawan istilah kasbon pasti sudah tidak asing lagi. Di mana, kasbon perusahaan merupakan salah satu fasilitas yang diberikan perusahaan untuk karyawannya yang biasanya berupa pinjaman.

Meski jumlahnya tidak terlalu besar, maksimal ⅓ gaji karyawan, namun pengelolaan kasbon tidak bisa dianggap remeh. Apalagi jika perusahaan mengalokasikan anggaran dana kasbon yang besar.

Dalam artikel kali ini, kita akan membahas lebih jauh mengenai kasbon, prosedur pengajuan, hingga pencatatannya dalam laporan keuangan. Penasaran? Simak terus artikelnya ya!

Apa itu Kasbon?

Sebelum membahas lebih jauh, sudahkah kamu tau apa itu sebenarnya kasbon? Nah, kasbon sendiri memiliki pengertian yang luas yaitu pengeluaran perusahaan di mana nominal yang dikeluarkan tidak atau belum diketahui secara pasti. Sedangkan, pengertian kasbon yang lebih sempit lagi adalah fasilitas pinjaman yang diberikan perusahaan kepada karyawannya.

Pada umumnya, kasbon diambil dari alokasi besaran gaji karyawan yang akan dikembalikan dengan cara memotong gaji sesuai jumlah kasbon yang mereka gunakan.

Berbeda dengan pinjaman bank, kasbon biasanya tidak disertai bunga dan menjadi salah satu bentuk fasilitas perusahaan untuk mensejahterakan karyawannya. Misalnya, ketika karyawan membutuhkan dana darurat untuk membayar biaya pernikahan, listrik, cicilan, atau kebutuhan lainnya.

Meski umumnya kasbon tidak disertai bunga, ada juga beberapa perusahaan yang menerapkan aturan khusus misalnya pagu, jangka waktu angsuran, tujuan pinjaman, bahkan bunga yang dikenakan. Dengan adanya kasbon, perusahaan bisa menciptakan employee engagement pada karyawan hingga mampu meningkatkan loyalitas maupun produktivitas dari karyawan tersebut.

Prosedur Pengeluaran Kasbon

Perusahaan tidak bisa begitu saja memberikan kasbon ke karyawan. Ada beberapa prosedur atau SOP (Standar Operasional Perusahaan) yang harus dilalui perusahaan. Meski memiliki aturan berbeda untuk prosedur kasbon tiap masing-masing perusahaan, pada dasarnya SOP pengeluaran kasbon di setiap perusahaan tetaplah sama. Di bawah ini adalah prosedur umum yang harus dilalui oleh karyawan ketika mengajukan kasbon.

1. Isi Formulir Kasbon

Prosedur pertama yang harus dilakukan karyawan yang ingin mengajukan kasbon adalah mengisi formulir kasbon. Di mana, formulir ini biasanya terdiri dari header yang berisi nama perusahaan, judul formulir, nomor dokumen, dan kolom-kolom lainnya seperti masa berlaku formulir atau revisi formulir.

Kemudian diisi dengan nama peminjam, kolom persetujuan, besaran pinjaman, dan catatan keperluan. Di bawah ini adalah contoh sederhana dari formulir kasbon yang bisa kamu tiru.

FORM KASBONNomor:Tanggal.
Pemohon:Divisi:Jabatan:
Nominal Pinjaman:Catatan:
Mengetahui:

Finance
Mengetahui:

HRD
Pemohon/Penerima:

[NAMA KARYAWAN]

2. Menunggu Proses Persetujuan

Setelah mengisi formulir dan menyerahkannya ke HRD atau ke bagian keuangan, karyawan hanya perlu menunggu proses persetujuan. Disinilah kamu sebagai pihak HRD atau manajemen perusahaan melakukan verifikasi sebelum menyetujui kasbon. Cobalah cek kembali apakah pengajuan karyawan telah sesuai dengan aturan perusahaan atau belum. Misalnya saja, nominal kasbon yang diinginkan, alasan mengajukan kasbon, dan sebagainya.

Untuk proses persetujuan ini pun harus kamu sesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Apakah cukup hanya sampai ke HRD dan bagian keuangan, atau perlu persetujuan atasan atau manajer keuangan? Semuanya kembali lagi kepada aturan dan kebijakan perusahaan. Biasanya semakin besar nominal kasbon, maka semakin banyak pula pihak-pihak yang mengetahui permohonan kasbon.

3. Menginformasikan Persetujuan atau Penolakan Kasbon

Setelah mengambil keputusan apakah kasbon diterima atau ditolak, maka proses selanjutnya adalah memberikan informasi keputusan yang telah didapatkan. Jika kasbon disetujui, biasanya bagian keuangan akan memberikan nota kasbon berupa formulir pengajuan yang telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat. Sedangkan, jika tidak disetujui, bagian keuangan akan memberikan surat yang berisi informasi penolakan atas permohonan kasbon.

4. Pembuatan Jurnal atau Buku Kasbon

Setelah proses persetujuan dilakukan, pihak finance akan mencatat transaksi kasbon ke dalam jurnal atau buku kasbon yang sifatnya sementara. Di mana, dalam buku kasbon ini akan tercatat tanggal, pengeluaran kasbon, nomor kasbon, nama pemohon, keperluan, nominal, hingga jenis pengeluaran (tunai atau melalui bank). Buku kasbon ini nantinya akan menjadi bukti pertanggungjawaban yang akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan.

Pencatatan Kasbon Perusahaan

Meski sifatnya sementara dan biasanya di luar kebutuhan operasional, kasbon tetap harus dicatat dalam jurnal. Hal ini karena kasbon termasuk ke dalam transaksi perusahaan yang perlu dicatat agar tidak terjadi selisih kas dan bisa dipertanggungjawabkan. Namun kemanakah pencatatan kasbon dibuat? Apakah ke dalam kas kecil atau kas besar?

Jawabannya adalah tergantung kebijakan perusahaan, jika kasbon yang dikeluarkan dalam periode tertentu mempengaruhi kas besar maka kamu bisa memasukkan kasbon ke dalam akun piutang lain-lain atau non-dagang.

Di mana dalam pencatatan jurnal terkait kasbon karyawan yaitu sebagai berikut.

Piutang KaryawanRp xxx (Debit)
KasRp xxx (Kredit)

Sedangkan, jika piutang telah lunas, jurnalnya akan berubah seperti di bawah ini.

KasRp xxx (Debit)
Piutang KaryawanRp xxx (Kredit)

Namun ada juga perusahaan yang memasukkan kasbon ke dalam kas kecil atau petty cash. Biasanya, ini dilakukan perusahaan yang memiliki fasilitas kasbon secara khusus atau kasbon dikeluarkan untuk kebutuhan tidak terduga seperti dinas, parkir, dan keperluan meeting.

Itulah prosedur pengeluaran kasbon perusahaan yang harus kamu ketahui. Dengan memahami prosedur di atas, kamu bisa lebih mudah mengelola kasbon yang nantinya akan berdampak positif bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Namun, bagaimana jika kamu tidak memiliki dana atau anggaran untuk memberikan fasilitas kasbon?

Tentu kamu bisa mendapatkan solusinya dengan aplikasi Kini.id. Dengan Kini.id, kamu bisa tetap memberikan kasbon tanpa memerlukan dana atau anggaran bisnis. Di mana, Kini.id akan membayarkan kasbon tersebut ke karyawan dan kamu bisa menggantinya di akhir bulan atau saat tanggal gajian dengan memotong gaji karyawan. Sehingga, kamu tidak perlu mengganggu keuangan perusahaan hanya untuk memberikan fasilitas kasbon perusahaan. Menarik bukan? Jadi, segera daftarkan perusahaan dan karyawan kamu di aplikasi Kini.id sekarang!