Selama pandemi COVID-19, kita sering mendengar istilah WFH atau Work from Home. Di mana, banyak perusahaan mulai memberlakukan sistem WFH demi mengurangi risiko penularan virus COVID-19. Meski begitu, tidak semua perusahaan bisa menerapkan sistem ini. Hanya perusahaan yang bergerak di bidang digital, kreatif, atau perusahaan yang berani mencoba hal baru dan bereksperimen dengan kemajuan teknologi lah yang bisa menerapkan sistem WFH.
Namun, menerapkan sistem WFH terkadang juga dihindari beberapa perusahaan karena sulitnya mengontrol karyawan dari jarak jauh. Padahal, jika bisa dikelola dengan baik, WFH juga memiliki banyak keuntungan, salah satunya peningkatan produktivitas kerja karyawan. Nah, agar perusahaan bisa dengan tenang menerapkan sistem WFH, di bawah ini adalah beberapa tips yang bisa kamu lakukan ketika mengelola karyawan yang WFH.
Tentukan Kebijakan yang Jelas dan Konsisten
Ketika ingin menerapkan sistem WFH, maka perusahaan harus menentukan terlebih dahulu kebijakan yang jelas demi sistem kerja yang baik. Di masa pandemi seperti sekarang ini, banyak perusahaan yang belum siap menghadapi sistem kerja WFH dan membuat pekerjaan menjadi tidak beraturan. Misalnya, para atasan di kantor, atau tim manajemen jadi melakukan kesalahan ekstrim. Antara terlalu micromanaging, atau terlalu hands-off dalam interaksinya dengan karyawan WFH.
Bahkan beberapa pimpinan masih sering menghubungi karyawan di atas jam 9 malam yang sebenarnya sudah di luar jam kerja. Hal inilah yang harus dihindari dalam kebijakan karyawan WFH. Jadi, pastikan kamu sudah mulai menentukan kebijakan WFH yang jelas dan konsisten. Hanya karena karyawan tidak ada di kantor, bukan berarti karyawan tidak punya jam kerja atau KPI kerja dari perusahaan.
Tentukan dan Perjelas Tujuan
Ketika karyawan bekerja WFH, maka perusahaan atau pimpinan akan lebih sulit mengawasi dan memonitor pekerjaan karyawan, terutama dalam prosesnya. Bukan hanya sulit, namun kebiasaan untuk mengontrol proses kerja karyawan di rumah hanya akan membuang waktu dan produktivitas pimpinan dan juga karyawan.
Jadi, jika kamu menerapkan sistem WFH, pastikan dan perjelas posisi dan peran dalam tim, tanpa harus adanya interaksi langsung yang terlalu sering. Cobalah tentukan tujuan dan goal yang akan dicapai karyawan atau tim tersebut. Dengan begitu, karyawan akan lebih memahami garis besar dan gambaran besar dari pekerjaan yang ditanganinya. Selain itu, mereka juga akan memiliki job-ownership terhadap tugasnya, sehingga akan membantu mereka memperjelas perannya dan ekspektasi yang diharapkan darinya, dalam waktu yang ditentukan, meskipun tanpa adanya interaksi fisik.
Dukung dengan Teknologi dan Kompetensi
Dalam perusahaan, tidak semua karyawan memahami level teknologi yang sama. Mungkin jika perusahaan memiliki karyawan dengan generasi milenial atau gen Z, manajemen perusahaan tidak perlu menjelaskan secara detail mengenai penggunaan teknologi. Namun, bagaimana untuk generasi yang lebih tua? Oleh karena itu, perusahaan juga harus membantu penyediaan dan memastikan bahwa karyawan WFH memiliki support teknologi yang dibutuhkan, serta kompetensi untuk menggunakan teknologi tersebut.
Pastikan juga karyawan memiliki akses ke software, hardware, atau aplikasi yang digunakan tim dalam bekerja, dan memastikan semua karyawan mendapatkan training dan pelatihan dalam mengembangkan kompetensi untuk penggunaan teknologi kerja tersebut.
Gunakan Project Management Tool
Tidak semua pekerjaan dilakukan sendiri, ada beberapa pekerjaan yang dilakukan secara tim. Nah, untuk membantu karyawan melakukan kolaborasi antar anggota tim, perusahaan membutuhkan software atau aplikasi remote-coworking atau project management tool seperti Trello.
Sehingga, dengan adanya tool ini perusahaan bisa menyederhanakan proses kolaborasi jarak jauh antara setiap anggota tim yang terlibat dalam sebuah project yang sama, tanpa harus melalui tahap laporan resmi setiap tahapnya. Hal ini juga bisa mengurangi kebutuhan meeting langsung yang justru bisa menghabiskan banyak waktu dan membuat pekerjaan kurang produktif.
Perkuat Koneksi, Komunikasi, dan Dialog antar Tim
Dalam keadaan tanpa tatap muka, salah satu hal yang akan terganggu adalah faktor bonding dan relasi antara anggota tim dan antara karyawan dengan tim manajemen. Jika terus dibiarkan terlalu lama, ini hanya akan mengganggu motivasi dan kekompakan tim.
Untuk itu, pastikan perusahaan membuat sesi pertemuan online, telepon, atau forum dialog melalui project management tool yang terus berjalan baik untuk membangun dan memperkuat komunikasi serta dialog antar anggota tim. Di saat yang sama, perusahaan dan pihak manajemen juga bisa mendengar situasi karyawan WFH, yang akan membantu memahami situasi mereka selama bekerja di rumah.
Perhatikan Masalah Pribadi Karyawan
Meski lebih produktif, terlalu lama WFH juga terkadang menjadi beban tersendiri bagi sebagian karyawan. Belum lagi, jika di rumah tersebut karyawan tidak hanya bekerja, namun juga harus mengerjakan pekerjaan lain seperti menemani anak sekolah online, atau membantu anak-anak belajar. Situasi inilah yang terkadang mengganggu kinerja WFH karyawan.
Untuk itu, cobalah perhatikan dan dengarkan keluhan karyawan, serta pahami apakah adanya kemungkinan stress, tekanan, atau masalah pribadi karyawan yang mungkin akan mengganggu performanya bekerja dari rumah, yang akan berdampak pada pencapaian dan KPI.
Tingkatkan Kepercayaan dan Penghargaan
Karyawan yang bekerja dari rumah tidak memiliki banyak kesempatan untuk bertemu peer (rekan kerja) dan atasannya di kantor. Karena itu, faktor demotivasi mungkin akan terjadi. Apalagi selama WFH, mereka tidak mendapatkan interaksi atau feedback positif.
Salah satu elemen yang bisa memotivasi karyawan dalam konsep self development dan gamifikasi adalah instant feedback. Tanpa adanya interaksi, elemen ini sering terabaikan dan terlupakan. Untuk karyawan WFH, elemen ini bisa diterapkan dengan meningkatkan kepercayaan pada pekerjaan karyawan dan menghindari micromanaging, dan memberikan penghargaan dan apresiasi terhadap pekerjaannya yang berhasil baik, sebagai wujud feedback positif.
Fokus pada Hasil, Bukan semata pada Proses
Dengan terpisahkan jarak, manajemen sering kesulitan melakukan pengawasan proses kerja karyawan WFH. Apalagi sehubungan dengan ‘jam kerja’ WFH dan proses kerja berbanding waktu istirahat karyawan. Jika kamu terbiasa pada konsep ‘jam kerja’, maka konsep WFH akan menjadi beban dalam urusan pengawasan jam kantor karyawan.
Untuk ini, cobalah ubah konsep jam kantor dan hindari untuk memusatkan diri pada proses sehari-hari karyawan, tapi cobalah pusatkan pada hasil yang dicapai karyawan. Namun, kamu bisa tetap mempertahankan produktivitas dan efisiensi dengan memberikan hasil dan target jelas, dan tidak terlalu kaku pada proses kerja yang dilakukan karyawan.
Tunjukkan Kepedulian bagi Karyawan
Di masa pandemi ini, banyak karyawan yang mungkin tidak siap untuk menjalankan sistem kerja WFH. Hal ini karena tidak siapnya mereka dalam mempersiapkan alat kerja di rumah, mulai dari laptop, WiFi, dan alat kerja lainnya. Nah, untuk membantu karyawan agar tetap bisa bekerja secara produktif meski dari rumah, perusahaan bisa membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan tersebut.
Misalnya, dengan memberikan uang komunikasi untuk pembelian paket Internet, atau bisa juga mengirimkan vitamin dan obat-obatan yang membantu karyawan tetap fit bekerja dari rumah, dan membantu mereka terhindar dari virus COVID-19.
Selain itu, di masa pandemi ini pasti kebutuhan seseorang akan terus bertambah, misalnya saja untuk memenuhi kebutuhan protokol kesehatan mulai dari hand sanitizer, masker, disinfektan, dan sebagainya. Nah, jika perusahaan tidak memiliki budget untuk memenuhi kebutuhan tersebut secara terus menerus, perusahaan juga bisa memberikan benefit lainnya, seperti pembayaran gaji di awal.
Sehingga, jika suatu hari nanti karyawan membutuhkan uang dadakan untuk memenuhi kebutuhan daruratnya, mereka tidak perlu repot meminjam uang ke bank atau lembaga keuangan lainnya. Nah, sekarang kamu juga tidak perlu mengeluarkan anggaran khusus untuk memberikan gaji di awal bagi karyawan, karena sekarang kamu bisa memanfaatkan aplikasi KINI.id.
Dengan aplikasi KINI.id, kamu bisa memenuhi segala kebutuhan karyawan dengan memberikan gaji di awal. Yuk coba berikan kemudahan dan dukung karyawan WFH dengan aplikasi KINI.id.
