Mengelola tim yang bekerja secara remote menjadi tantangan tersendiri bagi para HR. Hal ini karena tidak adanya perkumpulan pada satu tempat yang membuat HR dan user sulit untuk menilai progres dan kualitas kerja karyawan. Namun, kesulitan mengelola remote team ini sebenarnya bisa diantisipasi dengan strategi komunikasi yang tepat.
Dengan adanya strategi komunikasi yang baik, maka dapat membantu HR untuk mengelola karyawan dengan efektif meskipun sedang bekerja remote. Berikut ini adalah beberapa strategi komunikasi yang bisa diterapkan dalam mengelola remote team dalam perusahaan atau bisnis.
Pilih tools yang tepat
Ketika ingin mengelola remote team, maka perusahaan perlu tools komunikasi yang tepat. Memilih alat komunikasi terbaik untuk tim jarak jauh bukanlah hal yang mudah. Sebab, masing-masing tools memiliki kelebihannya masing-masing. Namun, ada beberapa panduan perbandingan untuk mempersempit pilihanmu. Berikut penjelasannya.
| Kategori | Contoh |
| Screen sharing | Team Viewer, Remote PC |
| Video conferencing | Zoom, Google Meeting, Microsoft Teams |
| Collaborative | Dropbox, OneDrive, Google Drive |
| Remote communication | Slack, Discord, Microsoft Teams, Workplace |
| Calendars and to-do-lists | Google Calendar, Asana |
| Project management | Asana, Basecamp, Monday.com, Jira |
Training karyawan untuk menggunakan alat komunikasi
Setelah menentukan tools komunikasi yang tepat, maka penting juga untuk melatih karyawan menggunakannya. Karena sebaik apapun alat komunikasinya tidak akan menjamin kesuksesan sistem kerja remote. Oleh sebab itu, untuk mendapatkan hasil maksimal, setiap anggota tim harus dilatih untuk menggunakannya. Perusahaan butuh menyisihkan waktu untuk melatih setiap karyawan mengenai cara mendapatkan hasil maksimal dari alat tersebut.
Menetapkan kebijakan komunikasi
Mengembangkan kebijakan komunikasi juga dapat meningkatkan efektivitas kepemimpinan dan kinerja remote team. Misalnya, menetapkan jam komunikasi mulai dari pukul 09.00 hingga 18.00. Di luar jam tersebut, karyawan tidak wajib membalas pesan masuk.
Selain itu, perusahaan juga dapat meminta karyawan untuk selalu terlihat online selama jam kerja di media komunikasi yang dipilih. Regulasi ini diperlukan agar karyawan tetap sehat dan merasa bahwa jam kerjanya sudah sesuai perjanjian dalam kontrak. Tanpa disadari, kedua hal ini pun dibutuhkan agar kualitas kerja mereka tetap maksimal.
Tetapkan tenggat waktu dan ekspektasi yang jelas
Sering kali terjadi, manajer mengelola tim remote dengan kebiasaan micromanaging. Hal ini umumnya berlaku karena mereka khawatir salah satu anggota tim akan melakukan kesalahan yang bisa merusak reputasi perusahaan.
Padahal, menurut riset NCBI, micromanaging dapat merusak moral karyawan dan menurunkan kualitas kerja mereka. Solusinya, manajer butuh alat untuk mengontrol dan membagi tugas karyawan. Mereka juga perlu menetapkan tenggat waktu dan harapan mengenai hasil kerjanya.
Jadwalkan check-in reguler
Perusahaan juga bisa meminta para manajer untuk melakukan check-in rutin dengan setiap anggota tim. Tujuannya untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu juga untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin dimiliki.
Perhatikan kesehatan dan kesejahteraan mental karyawan
Strategi komunikasi yang dibuat jangan sampai mengabaikan kesehatan dan kesejahteraan mental karyawan. Biasanya, karyawan remote team merasa mendapatkan tekanan yang lebih banyak daripada yang bekerja di kantor. Oleh karena itu, banyak dari mereka merasa stres karena tekanan yang didapatkan.
Oleh karena itu, HR dan perusahaan perlu bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap karyawan sehat, baik secara mental maupun fisik. Cobalah mulai luangkan waktu untuk mendengarkan bagaimana perasaan karyawan tentang pekerjaan mereka dan menawarkan dukungan jika memang diperlukan.
Itulah beberapa strategi komunikasi yang membantu perusahaan mengelola remote team dengan lebih baik. Jadi pastikan perusahaan kamu menerapkannya agar karyawan menjadi lebih sehat dan loyal terhadap perusahaan, sehingga membantu perusahaan untuk berkembang maksimal.
Selain strategi komunikasi, perusahaan juga perlu mempertimbangkan untuk memberikan benefit karyawan lainnya, misalnya pemberian benefit akses pembayaran gaji instan. Dengan pembayaran gaji instan, maka karyawan bisa dengan mudah mengakses gajinya kapan saja sesuai kebutuhan. Dengan begitu, mereka tidak akan mengalami masalah keuangan yang akan menghambat kinerja dan produktivitasnya selama bekerja secara remote.
Perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi KINI.id untuk pemberian benefit akses gaji instan. Dengan KINI.id, perusahaan tidak perlu khawatir masalah budgeting maupun arus kas perusahaan. Jadi tunggu apalagi? Daftarkan seluruh karyawan di perusahaan ke dalam aplikasi KINI.id sekarang!
