Perjalanan dinas menjadi salah satu keharusan yang dilakukan oleh beberapa divisi, misalnya ketika ada acara di luar kota, maka divisi marketing perlu melakukan perjalanan dinas. Ketika perjalanan dinas diperlukan, maka biaya perjalanan dinas juga perlu diperhatikan.
Kebijakan perjalanan dinas setiap perusahaan bisa berbeda-beda, tidak seperti kebijakan biaya perjalanan dinas bagi pegawai negeri yang telah diatur oleh peraturan Menteri Keuangan. Meski tidak diatur secara baku pada perusahaan swasta, biaya perjalanan penting diatur secara spesifik karena berkaitan dengan manajemen pengeluaran.
Ketika karyawan yang bepergian tak punya pedoman mengenai biaya dinas, maka ada risiko pengeluaran berlebih yang merugikan perusahaan. Semua karyawan yang bepergian atas nama perusahaan harus tahu mana yang bisa digolongkan sebagai pengeluaran bisnis dan mana yang tidak.
Dengan begitu, tidak akan ada karyawan menggunakan kartu korporat untuk sesuatu yang tidak bisa ditandai sebagai pengeluaran bisnis. Selain itu, tidak akan ada juga keluhan karyawan yang merasa harus menggunakan uang pribadi untuk sesuatu yang semestinya kebutuhan bisnis.
Lalu apa saja komponen biaya perjalanan dinas yang perlu diatur oleh perusahaan swasta?
Biaya transportasi
Ketika perjalanan dinas diperlukan, maka perusahaan wajib menanggung penuh biaya transportasi untuk beberapa keperluan seperti:
- Perjalanan antar kota dari dan ke tempat tujuan
- Perjalanan dari rumah/tempat menginap ke bandara/stasiun/terminal dan sebaliknya
- Perjalanan selama di tempat tujuan selama berkaitan dengan pekerjaannya
- Pajak bandara, asuransi wajib, dan biaya lainnya yang berhubungan dengan perjalanan dinas menggunakan angkutan umum
- Biaya jalan tol, parkir, sewa kendaraan, taksi, dan lainnya yang berkaitan dengan tugas kedinasan
Jika karyawan menggunakan kendaraan pribadi, semua biaya operasional juga akan ditanggung perusahaan, termasuk bahan bakar. Namun jika karyawan membatalkan atau menunda rencana penggunaan angkutan umum yang tidak berkaitan dengan kepentingan perusahaan, semua biaya yang timbul harus diganti oleh karyawan yang bersangkutan.
Biaya makan
Perusahaan juga perlu menanggung biaya makan karyawan selama di perjalanan, mulai dari sarapan, makan siang, dan makan malam. Berikut ketentuan biaya makan yang perlu diatur perusahaan:
- Uang makan diberikan secara total sekaligus per hari dan per individu
- Uang makan tidak diperkenankan digunakan untuk membeli rokok, minuman keras, dan sejenisnya
- Jika karyawan menanggung biaya makan tamu perusahaan dalam perjalanan dinas, perusahaan akan memberikan penggantian penuh
Uang harian
Uang harian atau uang saku juga perlu disediakan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan personal karyawan yang berhubungan dengan perjalanan dinas. Uang harian dihitung per hari. Jika perjalanan dinas hanya menghabiskan waktu 8 jam, uang saku dihitung untuk setengah hari. Namun, ini kembali lagi kepada kebijakan perusahaan itu sendiri.
Biaya komunikasi
Perusahaan juga perlu mengganti biaya komunikasi karyawan sepenuhnya selama melakukan perjalanan dinas, baik dalam bentuk pulsa, data Internet, maupun uang tunai.
Biaya laundry
Jika karyawan menginap lebih dari dua hari, perusahaan juga perlu menyediakan penggantian biaya laundry atau cuci pakaian. Dengan begitu, karyawan tidak akan terbebani dengan baju kotor setelah perjalanan dinas selesai.
Biaya hiburan dan/atau hadiah
Ketika karyawan melakukan perjalanan dinas untuk bertemu klien, maka karyawan diperbolehkan untuk memberikan hiburan dan/atau hadiah kepada klien tersebut untuk menjaga relasi yang baik. Nilai hiburan dan/atau hadiah harus mendapat persetujuan dari direksi atau manajer umum terlebih dulu untuk diberi penggantian sesuai dengan batas kewajaran.
Biaya lain-lain
Semua biaya yang belum termuat dalam komponen biaya di atas tapi berkaitan dengan kebutuhan perjalanan dinas bisa dimintakan penggantian dengan melampirkan bukti pengeluaran dan sudah disetujui oleh atasan karyawan.
MIsalnya, selama pandemi COVID-19, karyawan diwajibkan melakukan tes PCR atau antigen sebagai syarat perjalanan. Oleh karena itu, karyawan bisa meminta penggantian biaya tes dengan melampirkan bukti pembayaran.
Itulah beberapa komponen rincian biaya perjalanan dinas yang perlu dipertimbangkan perusahaan dalam mengatur kebijakan perjalanan dinas. Selain berisi komponen biaya tersebut, kebijakan perjalanan bisnis perusahaan perlu memuat lampiran yang menerangkan nilai nominal atau besaran dana yang disediakan perusahaan.
Faktor yang mempengaruhi besaran dana itu seperti lama perjalanan, butuh menginap atau tidak, golongan/level jabatan, tunjangan perjalanan dalam atau luar negeri, dan sebagainya.
Selain itu, perusahaan juga bisa menerapkan aturan khusus ketika karyawan mendapat sponsorship atau dukungan dana dari pihak ketiga untuk perjalanan dinas tersebut. Misalnya biaya perjalanan dan akomodasi karyawan ditanggung oleh pihak yang mengundang. Maka karyawan hanya berhak atas uang saku dan uang makan.
Selain itu, perusahaan juga perlu memerhatikan bagaimana pembayaran biaya tersebut kepada karyawan., apakah dengan mengajukan cash advance atau reimbursement. Jika karyawan mengajukan reimbursement, maka karyawan perlu menggunakan uangnya terlebih dulu sebelum diganti perusahaan.
Hal ini tentu akan membebani keuangan karyawan. Oleh karena itu, perusahaan bisa memberikan solusinya dengan menerapkan benefit Earned Wage Access dengan memanfaatkan aplikasi KINI.id.
Dengan aplikasi KINI.id, karyawan bisa mengakses gajinya secara fleksibel dan instan tanpa perlu menunggu tanggal gajian, sehingga bisa digunakan terlebih dulu untuk biaya perjalanan dinas, sebelum mengajukan reimbursement ke perusahaan. Jadi tunggu apalagi? Daftarkan seluruh karyawan ke dalam aplikasi KINI.id sekarang!
